Khai phá sức mạnh của Storytelling trong Kiểm toán Nội bộ

Hãy nghĩ về vài bài thuyết trình bạn tham dự gần đây hoặc bài viết bạn đã đọc. Bạn nhớ được bao nhiêu? Có lẽ chỉ là chủ đề và một hoặc hai điểm chính. Điều này không phải do thiếu sự quan tâm hay sự tham gia. Trong thế giới bão hòa dữ liệu ngày nay, chúng ta bị ngập trong quá nhiều thông tin đến mức băng thông nhận thức của chúng ta đơn giản là không thể ghi nhớ tất cả. Điều này cũng đúng với các bài thuyết trình kiểm toán nội bộ. Người nghe chỉ có thể tiếp nhận một lượng thông tin nhất định. Vậy làm thế nào để chúng ta trình bày theo cách tăng khả năng giữ chân và thu hút khán giả?

Vấn đề với các bài thuyết trình truyền thống

Thông thường, các bài thuyết trình bị nặng nề bởi số liệu và dữ liệu. Dù điều này giúp chúng ta cảm thấy hài lòng với những phát hiện của mình, chúng ta cần nhớ rằng mục đích của giao tiếp là phục vụ người nhận. Mục tiêu của bài thuyết trình nên là người nghe rời đi với sự hiểu biết rõ ràng.

Chúng ta có thể đạt được điều này bằng cách trình bày nội dung theo cách dễ nhớ. Đó là lúc kể chuyện (storytelling) xuất hiện.

Storytelling không chỉ giới hạn trong các bài nói Ted Talks hay diễn giả truyền cảm hứng. Nó có thể được tận dụng mạnh mẽ trong suốt quá trình kiểm toán bất cứ khi nào chúng ta cần chia sẻ một khái niệm. Không nơi đâu điều này hữu ích hơn các buổi thuyết trình không chính thức hàng ngày.

Hãy cùng khám phá việc áp dụng storytelling trong một cuộc thảo luận về khắc phục vấn đề.

Với vai trò là kiểm toán viên, bạn đã thực hiện tất cả công việc, từ lập kế hoạch ban đầu đến phân tích nguyên nhân gốc rễ. Bạn đã xác định một vấn đề cần báo cáo mà bạn hiểu rõ từ trong ra ngoài. Tuy nhiên, bạn không sở hữu vấn đề này, cũng không chịu trách nhiệm giải quyết nó. Do đó, bạn cần truyền đạt tất cả những gì bạn biết, nhấn mạnh tầm quan trọng của nó, đến người có thể hành động – khách hàng nội bộ (client).

Hãy cân nhắc điều này:

• Không ai hiểu vấn đề rõ hơn bạn.
• Không ai hiểu hoạt động kinh doanh hơn khách hàng nội bộ.
• Khách hàng nội bộ cần hiểu toàn bộ vấn đề để đưa ra giải pháp tốt nhất.

Vai trò của bạn là trình bày toàn cảnh vấn đề cho khách hàng nội bộ một cách rõ ràng, hấp dẫn, giúp họ nhìn nhận vấn đề như bạn thấy. Nếu không làm tốt, khách hàng nội bộ sẽ chỉ nắm được một phần vấn đề và giải quyết dựa trên hiểu biết đó, bỏ sót những gì bạn đã xác định. Giao tiếp hiệu quả chính là cầu nối giữa phân tích toàn diện của bạn và khả năng thực hiện các giải pháp của khách hàng nội bộ.

Kể chuyện trong Kiểm toán Nội bộ

Để kể một câu chuyện hiệu quả, bạn cần các yếu tố phù hợp:

• Nhân vật (Characters): Nội dung câu chuyện xoay quanh ai, gồm nhân vật chính (protagonist) và lực lượng đối lập (antagonist).
• Cốt truyện (Plot): Gồm bốn phần chuyển đổi chuỗi sự kiện: giới thiệu, cao trào dần (rising action), đỉnh điểm (climax), và hạ màn/giải quyết (falling action/resolution).
• Xung đột (Conflict): Thách thức trung tâm.
• Bối cảnh (Setting): Thời gian và địa điểm (hoặc tình huống).
• Chủ đề (Theme): Ý tưởng hoặc thông điệp chính.
• Góc nhìn (Point of view): Cách trình bày câu chuyện.

Dù ít cuộc kiểm toán nào giống như phim bom tấn Hollywood, chúng vẫn có thể có kịch bản. Hầu hết các phát hiện kiểm toán có thể được sắp xếp theo định dạng này, ngoại lệ duy nhất là: kiểm toán viên không nên viết phần giải quyết. Câu chuyện của bạn thường sẽ xây dựng đến đỉnh điểm cốt truyện (climax), nơi bạn chuyển giao cảnh cuối cho khách hàng nội bộ. Dù không soạn phần giải quyết, với vai trò cố vấn, bạn có thể trở thành người đạo diễn và hỗ trợ định hướng cảnh đó.

Cách trình bày câu chuyện cũng rất quan trọng. Khi trình bày quan điểm, hãy nhớ:

• Bạn và khách hàng nội bộ ở cùng một đội.
• Kiểm toán nội bộ nhằm tăng giá trị (add value).
• Quan điểm nên là “chúng ta chống lại vấn đề,” chứ không phải “chúng ta chống lại nhau.”

Ví dụ: Khoảng trống tuân thủ quy định

Hãy lấy một ví dụ về trường hợp một quy trình được kiểm toán không đáp ứng yêu cầu tuân thủ quy định:

Trong tổ chức của chúng ta (nhân vật chính) đã phát hiện một khoảng trống nghiêm trọng (xung đột) trong việc tuân thủ Quy định K (Regulation K). Quy định này, được giám sát bởi Cơ quan Đánh giá Liên bang (Federal Review Agency – FRA), yêu cầu gửi thông báo bằng văn bản cho tất cả khách hàng trước khi tiếp nhận các đơn đăng ký sản phẩm cụ thể (bối cảnh).

Khi đi sâu vào quy trình được kiểm toán (cốt truyện – cao trào dần), chúng ta phát hiện rằng dù tổ chức đã thông báo cẩn thận cho khách hàng mới, chúng ta lại bỏ sót một nhóm quan trọng: khách hàng hiện tại đăng ký sản phẩm mới (nhân vật phản diện – khoảng trống tuân thủ). Sự bỏ sót này bắt nguồn từ sự thiếu kết nối giữa hệ thống hồ sơ khách hàng và quản lý sản phẩm.

Ngay khi chúng ta đang vật lộn với phát hiện này, một bước ngoặt xuất hiện (cốt truyện – đỉnh điểm). FRA đã công bố dự thảo cập nhật Quy định K, cho phép gửi thông báo điện tử bên cạnh thông báo bằng văn bản. Dù thời gian áp dụng những thay đổi này vẫn chưa rõ, lãnh đạo FRA đã ám chỉ mạnh mẽ rằng đó gần như là điều chắc chắn, vì cập nhật này phù hợp với ưu tiên hiện đại hóa của cơ quan.

Giờ đây, chúng ta đứng trước ngã rẽ, đối mặt với nhiều lớp phức tạp và bất định (cốt truyện – hạ màn). Với tư cách là đội kiểm toán của bạn, chúng tôi ở đây để cùng bạn vượt qua những thách thức này, bằng cách cung cấp thông tin chi tiết và sự hỗ trợ của mình. Bạn muốn bắt đầu giải quyết những vấn đề này từ đâu?

Đây là nơi chủ đề hợp tác và góc nhìn gặp nhau để chuyển giao kịch bản cho khách hàng nội bộ viết phần kết.

Để bắt đầu áp dụng storytelling trong các bài thuyết trình kiểm toán của bạn:

• Xác định các yếu tố chính của câu chuyện.
• Sử dụng ngôn ngữ sống động và ví dụ cụ thể để làm câu chuyện thêm sinh động.
• Luyện tập cách trình bày, suy ngẫm và điều chỉnh để đạt được cách diễn đạt trôi chảy tự nhiên và thu hút.
• Lên kế hoạch cho quá trình chuyển giao để khách hàng nội bộ tự dẫn dắt và tạo ra giải pháp cho chính họ.

Phần giải quyết triệt để phụ thuộc vào việc truyền đạt sự hiểu biết đầy đủ về vấn đề. Bằng cách tận dụng kỹ thuật kể chuyện trong thuyết trình kiểm toán, bạn có thể truyền đạt kết quả hiệu quả hơn, thu hút khách hàng nội bộ và cùng hợp tác hướng tới giải pháp. Hãy nhớ rằng, một câu chuyện được kể tốt không chỉ thu hút sự chú ý mà còn thúc đẩy sự hiểu biết và hành động.

Nguồn: Internal Auditor