Biến thất bại thành thành công

Nhiều kiểm toán viên nội bộ đã trải qua việc các tổ chức kháng cự lại sự thay đổi. Xét cho cùng, kiểm toán viên là những chuyên gia xác định các cải tiến cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thiết lập. Kiểm toán viên đề xuất những thay đổi có thể gây xáo trộn và có thể yêu cầu các nhóm và chức năng chịu trách nhiệm theo các tiêu chuẩn mà họ cho là gánh nặng. Vì vậy, các tổ chức kháng cự thay đổi có thể nhìn kiểm toán viên với sự nghi ngờ, thậm chí là thù địch.

Sự kháng cự này có thể biểu hiện qua nhiều cách, chẳng hạn như chậm trễ trong việc phản hồi các yêu cầu thông tin, chỉ hợp tác tối thiểu trong các cuộc phỏng vấn, phản đối và thách thức các phát hiện, hoặc thậm chí từ chối các khuyến nghị. Đối với nhiều kiểm toán viên, những phản ứng này có thể gây nản lòng và mất tinh thần, khiến họ dễ bị cám dỗ để giảm bớt sự nghiêm khắc trong cách tiếp cận của mình.

Sự khác biệt từ kiên trì

Tuy nhiên, những kiểm toán viên kiên trì thường nhìn nhận sự kháng cự theo một cách khác. Họ coi đó là một phần tự nhiên của quá trình thay đổi, thay vì một thất bại cá nhân hay một trở ngại không thể vượt qua. Quan điểm này cho phép họ:

Duy trì các tiêu chuẩn chuyên môn. Những kiểm toán viên kiên trì không thỏa hiệp khi đối mặt với sự kháng cự. Họ tiếp tục theo đuổi và bảo vệ các phát hiện được hỗ trợ đầy đủ.

Theo dõi việc thực hiện khuyến nghị. Thay vì chỉ nộp báo cáo và chuyển sang việc khác, họ quay lại kiểm tra tiến độ thực hiện, hỗ trợ trong các giai đoạn chuyển đổi khó khăn giữa các bộ phận trong tổ chức, đồng thời ghi nhận cả thành công lẫn các vấn đề còn tồn đọng.

Xây dựng mối quan hệ theo thời gian. Sự kiên trì không phải là sự cứng đầu; đó là sự tham gia nhất quán. Một kiểm toán viên nội bộ kiên trì duy trì liên lạc thường xuyên với các bên liên quan, xây dựng niềm tin thông qua sự đáng tin cậy và việc theo dõi liên tục.

Một kiểm toán viên cấp cao mà tôi biết đã thay đổi một phòng ban xử lý yêu cầu bồi thường vốn trước đây thù địch bằng cách kiên trì xuất hiện với thái độ chuyên nghiệp không đổi, bất kể các khuyến nghị của anh ấy ban đầu được tiếp nhận ra sao. Sau hai năm liên lạc đều đặn với các đối tượng kiểm toán và theo dõi nhất quán, phòng ban này đã trở thành một trong những đồng minh mạnh mẽ nhất của anh ấy trong việc thúc đẩy cải tiến tổ chức — và trở thành những người ủng hộ kiểm toán nội bộ như những cố vấn đáng tin cậy.

Lợi thế từ lạc quan

Trong khi sự kiên trì giúp kiểm toán viên tiếp tục đối mặt với thách thức, tinh thần lạc quan định hình cách họ tiếp cận những thách thức đó. Kiểm toán viên nội bộ lạc quan tập trung vào các cải tiến thay vì thất bại. Họ trình bày các phát hiện theo hướng cơ hội thay vì chỉ trích, giúp các bên liên quan nhận thấy tiềm năng tích cực và tác động của việc giải quyết vấn đề.

Kiểm toán viên lạc quan tin vào khả năng thay đổi của tổ chức. Niềm tin này dần lan tỏa trong tổ chức, truyền cảm hứng để người khác xem các thay đổi cần thiết là khả thi thay vì quá sức. Lạc quan cũng có thể là một lá chắn chống lại nguy cơ kiệt sức cho các kiểm toán viên nội bộ, giúp họ tìm thấy ý nghĩa trong công việc — ngay cả khi tiến độ có vẻ chậm hoặc chỉ tăng dần.

Lạc quan có thể nâng cao tỷ lệ thành công trong việc ảnh hưởng đến người khác trong tổ chức. Đối với kiểm toán viên nội bộ, điều này dẫn đến việc thực hiện nhiều khuyến nghị hơn và xây dựng mối quan hệ làm việc hợp tác hơn trong toàn tổ chức.

Phát triển sự kiên trì và lạc quan

Một số người có thể cho rằng lạc quan và kiên trì là những kỹ năng cá nhân khó dạy, nhưng những phẩm chất này có thể được trau dồi qua thực hành. Một cách để xây dựng sự kiên trì là chia các cuộc kiểm toán lớn thành những cột mốc nhỏ hơn để duy trì động lực. Các bài tập kiên trì khác bao gồm ghi nhận những thành công nhỏ để nhận ra tiến bộ đạt được và thiết lập thói quen theo dõi khuyến nghị đều đặn. Kiểm toán viên có thể rèn luyện lạc quan bằng cách trình bày các phát hiện dưới dạng cơ hội thay vì thất bại về tuân thủ, đồng thời kỷ niệm các cải tiến và thay đổi tổ chức từ các cuộc kiểm toán trước đó.

Tác động của tổ chức

Khi kiểm toán viên nội bộ kết hợp sự kiên trì và lạc quan, tổ chức có thể trải nghiệm những lợi ích mang tính chuyển đổi, chẳng hạn như quản lý rủi ro hiệu quả hơn. Các bên liên quan khác nhau sẽ dần tôn trọng và đánh giá cao ý kiến từ kiểm toán viên, với nhận thức về kiểm toán nội bộ chuyển từ một quy trình trừng phạt (tâm lý “cảnh sát xấu”) sang một công cụ cải tiến giá trị. Nhận thức này làm tăng khả năng các hành động được các đối tượng kiểm toán chấp nhận và thực hiện.

Là kiểm toán viên nội bộ, chúng ta hiểu rằng tác động của công việc không chỉ dừng lại ở việc xác định điểm yếu trong kiểm soát và các vấn đề tuân thủ. Bằng cách áp dụng sự kiên trì và lạc quan, chúng ta trở thành tác nhân của sự thay đổi tích cực trong tổ chức, biến sự kháng cự của đối tượng kiểm toán thành sự tiếp nhận, biến thách thức thành cơ hội — và đóng góp vào sự trưởng thành tổng thể trong quản trị tổ chức.

Bằng cách phát triển những kỹ năng mềm này bên cạnh chuyên môn kỹ thuật, chúng ta sẽ định vị mình tốt hơn với tư cách là kiểm toán viên nội bộ, cố vấn đáng tin cậy và người hỗ trợ cho sự thay đổi tích cực trong tổ chức.