0
Để phát huy chức năng cùng vai trò quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán tài chính khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ, trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý nền kinh tế thị trường, định hướng xã hội công nghiệp.
1. Đặc điểm mô hình hoạt động kinh doanh thương mại
Thương mại là toàn bộ các hoạt động kinh doanh trên thị trường nhằm mục tiêu sinh lợi của các chủ thể kinh doanh. Theo nghĩa hẹp thì thương mại là quá trình mua bán hàng hoá trên thị trường, là lĩnh vực lưu thông, phân phối hàng hoá. Kinh doanh thương mại là điều kiện thúc đẩy sản xuất hàng hoá phát triển, mở rộng khả năng tiêu dùng, giúp doanh nghiệp (DN) năng động, sáng tạo trong sản xuất kinh doanh để có cơ hội hơn trong cạnh tranh. Hoạt động kinh doanh thương mại có nhiều đặc điểm khác biệt so với các ngành sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế, trong đó, những đặc điểm cơ bản ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán như sau:
– Hoạt động kinh doanh thương mại là tổ chức quá trình lưu thông hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Địa bàn hoạt động có thể trong nước hoặc ngoài nước. Khi thực hiện hoạt động này, DN phải nắm vững nhu cầu thị trường, huy động và sử dụng hợp lý các nguồn hàng nhằm thoả mãn tốt mọi nhu cầu xã hội. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện lưu thông hàng hoá, các DN thương mại còn có thể tiếp tục quá trình sản xuất trong lưu thông thông qua việc tổ chức vận chuyển, tiếp nhận, phân loại, sơ chế,… và thực hiện dự trữ hàng hoá. Để tổ chức các kênh phân phối bán lẻ. bán buôn, các DN phải có mạng lưới cửa hàng bán lẻ, đại lý hợp lý.
– Hoạt động kinh doanh thương mại thực hiện giá trị hàng hoá. Với đặc điểm này, các DN thương mại cần quan tâm đến giá trị & giá trị sử dụng của hàng hoá. DN sản xuất cùng với người tiêu dùng cần giá trị sử dụng của hàng hoá với giá cả phải chăng. Vì vậy, DN thương mại cần quản lý chặt chẽ chi phí mua hàng và các chi phí kinh doanh cũng như xác định đúng giá của hàng xuất kho, làm cơ sở định giá bán hợp lý.
2. Kế toán thương mại
2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại
(1) Nguyên tắc thứ nhất, tổ chức công tác kế toán trong DN phải tuân thủ các văn bản pháp lý về kế toán hiện hành của Nhà nước.
Để thực hiện được việc quản lý thống nhất công tác kế toán, Nhà nước ban hành hệ thống văn bản pháp lý về kế toán, yêu cầu tất cả các đơn vị kế toán trong nền kinh tế phải tuân theo.
Trong đó, Luật Kế toán quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm công tác kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán, chuẩn mực kế toán đưa ra những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán & lập báo cáo tài chính, chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể. Khi tổ chức công tác kế toán, việc tuân thủ các văn bản pháp Iý về kế toán do Nhà nước ban hành sẽ đảm bảo kế toán là một công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ mọi hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan Nhà nước.
(2) Nguyên tắc thứ hai, tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý của DN.
Trong mỗi nền kinh tế, các DN thương mại khác nhau sẽ có những đặc điểm và điều kiện riêng khác nhau, yêu cầu và trình độ quản Iý kinh tế cũng khác nhau. Do đó, cũng có sự khác nhau về tổ chức công tác kế toán. Chính vì vậy, khi tổ chức công tác kế toán DN, phải căn cứ và đảm bảo sự phù hợp với đặc điểm và điều kiện riêng của từng đơn vị, như chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động của DN, quy mô của DN, sự phân cấp quản lý của đơn vị, trình độ & yêu cầu quản lý của đơn vị, số lượng, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán, trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật hạch toán, sự phân bố mạng lưới và điều kiện giao thông liên lạc.
Thực hiện nguyên tắc này, sẽ đảm bảo lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị, hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán thích hợp, phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp, tìm được những phương án tối ưu trong quá trình lựa chọn áp dụng các quy định, các phương pháp kế toán.
(3) Nguyên tắc thứ ba, lựa chọn những người có đủ năng lực và điều kiện làm công tác kế toán.
Người làm kế toán trong đơn vị phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, phải có trình độ chuyên môn kế toán đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán. Những người có trách nhiệm điều hành quản lý DN và kế toán trưởng ở các DN nhà nước, Công ty Cổ phần, hợp tác xã không được đưa người nhà (bố, mẹ, vợ chồng con, anh, chị, em ruột) vào làm kế toán ở DN. Thủ kho, thủ quỹ về những người thực hiện các hoạt động mua, bán vật tư, tài sản hàng hoá trong DN không được kiêm nhiệm công tác kế toán.
(4) Nguyên tắc thứ tư, tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả luôn được coi trọng trong công tác tổ chức nói chung & tổ chức công tác kế toán ở các DN thương mại nói riêng. Theo nguyên tắc này, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, phát huy đây đủ vai trò. Tác dụng của kế toán trong công tác quản lý kinh tế, chất lượng công tác kế toán đạt được mức cao nhất với chi phí hạch toán tiết kiệm nhất.
Xem thêm: Vận Dụng Kế Toán Tinh Gọn Tại Doanh Nghiệp Việt Nam
3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài chính
Khi thực hiện chức năng của mình, kế toán cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở DN. Trong đó thu nhận thông tin thông qua tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu khởi đầu có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán. Hệ thống hoá, xử lý thông tin thông qua tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán giúp cung cấp thông tin hữu ích, đáng tin cậy phục vụ quản lý kinh tế tài chính DN. Khâu cuối cùng trong nội dung này là tổ chức cung cấp thông tin thông qua hệ thống báo cáo kế toán.
3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tài chính
Trong công tác kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu đầu tiên, quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị. Đó là việc tổ chức hệ thống chứng từ, quy định cách ghi chép vào chứng từ và tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ trong DN theo quy định hiện hành.
Thực hiện nội dung này, DN cần xác định những chứng từ phải lập hoặc tiếp nhận cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung của chứng từ, bộ phận lập hoặc tiếp nhận chứng từ, số liên (tờ) chứng từ, chuyển đến bộ phận kế toán nào để kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán, bảo quản, lưu trữ chứng từ.
Tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán sẽ đảm bảo tính trung thực và tính pháp lý cho số liệu kế toán. Để việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán được khoa học, hợp lý, trong quá trình thực hiện, cần đảm bảo một số yêu cầu cơ bản sau:
– Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ ghi chép ban đầu do Nhà nước quy định.
– Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN.
– Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phải phù hợp đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của DN. Thông tin được ghi nhận kịp thời, đúng thực tế.
3.2 Tố chức hệ thống tài khoản kế toán tài chính
Trong chế độ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán là một nội dung quan trọng, trong đó quy định số lượng tài khoản kế toán, tên gọi tài khoản kế toán, số hiệu tài khoản kế toán, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán trên tài khoản kế toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của DN, kế toán trưởng xác định những tài khoản sử dụng và phương pháp vận dụng các tài khoản kế toán đó. Trong chế độ kế toán quy định thống nhất về các tài khoản cấp 1, cấp 2 và một số tài khoản cấp 3.
Do đó, khi vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, các đơn vị có thể xây dựng danh mục và phương pháp ghi chép các tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3, cấp 4 chưa có trong quy định của chế độ kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là một vấn đề có ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng công tác kế toán đơn vị. Để vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản kế toán, góp phần tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý, cần phải tuân thủ các yêu cầu cơ bản sau:
– Phải đúng theo các quy định trong hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành.
– Phải phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của DN. Các tài khoản cần mở ở DN cần đủ để xử lý thông tin phục vụ quản trị kinh doanh, quản lý tài sản và sự phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong nội bộ.
– Phải đảm bảo phản ánh một cách toàn diện, đầy đủ các nội dung hạch toán của DN, kết họp tốt giữa kế toán tổng hợp và kế toán chỉ tiết, giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Đối với kế toán chi tiết, cần căn cứ mối quan hệ giữa lợi ích thu được với chi phí bỏ ra để xác định mức độ và yêu cầu cung cấp thông tin.
3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tài chính
Trong thực hiện công tác kế toán, việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu kế toán từ chứng từ để cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lượng công việc chủ yếu, là khâu tập trung mọi nghiệp vụ kinh tế và các phương pháp kế toán. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán là thiết lập, xây dựng cho đơn vị một bộ sổ kế toán chính thức và duy nhất theo một hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị
Trong đó, xác định số lượng sổ kế toán bao gồm cả sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, kết cấu mẫu sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép sổ kế toán. Theo chế độ kế toán DN hiện hành có 5 hình thức kế toán; hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, Nhật ký chung, Chứng từ ghi số, Nhật ký – Sổ cái và hình thức kế toán trên máy vi tính. Mỗi hình thức kế toán có một hệ thống sổ sách kế toán riêng, kết cấu mẫu sổ khác nhau, trình tự và phương pháp ghi chép khác nhau, ưu và nhược điểm khác nhau, thích hợp với những DN cụ thể có đặc điểm khác nhau.
Do đó, công việc đầu tiên trong tổ chức hệ thống sổ kế toán là căn cứ vào đặc điểm cùa DN về quy mô,trình độ và yêu cầu quản lý của DN, về số lượng và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán, về điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật của DN để quyết định lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Tiếp theo, dựa vào hình thức kế toán đã lựa chọn để xác định cơ cấu và số lượng sổ kế toán sử dụng trong DN.
Trong việc vận dụng hệ thống sổ kế toán còn phải xây dựng, thiết kế được trình tự ghi số kế toán cụ thể, hợp lý, tổ chức quá trình ghi chép sổ kế toán khoa học. Sửa chữa sai sót đúng phương pháp, bảo quản lưu giữ sổ kế toán đúng quy định.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong đơn vị là một vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng; công tác kế toán của đơn vị. Tuy có khác nhau về sự vận dụng hệ thống sổ kế toán giữa các đơn vị, nhưng đều phải dựa trên nguyên tắc cơ bản sau: – Mỗi DN chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất theo một trong 5 hình thức kế toán của chế độ kế toán hiện hành.
– Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, ghi chép thuận tiện, dễ đối chiếu, kiểm tra.
– Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với hệ thống sổ kế toán.
– Kết cấu và nội dung ghi chép trên các sổ kế toán phải phù hợp năng lực và trình độ của nhân viên kế toán trong DN.
– Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng, không được tẩy xoá, không được dùng chất hoá học phủ lên sổ liệu kế toán. Mọi trường hợp ghi sai trong sổ kế toán đều phải được sửa chữa kịp thời ngay sau khi phát hiện. Tuỳ theo từng trường hợp ghi sai mà áp dụng phương pháp chữa sổ thích hợp, nhưng không được làm mất số đã ghi sai.
3.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tài chính
Báo cáo kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán, cung cấp thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế – tài chính, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán (báo cáo tài chính, báo cáo quản trị) trong DN, nhằm cung cấp cho người sử dụng các thông tin cần thiết về tình hình và sự biến động của tài sản trong đơn vị, nguồn vốn kinh doanh, tình hình & kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong kỳ báo cáo.
Đối với báo cáo kế toán quản trị, là những báo cáo chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị các cấp trong đơn vị. Do đó, theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà hệ thống báo cáo kế toán quản trị cũng có sự khác nhau về số lượng và kết cấu báo cáo. Kế toán dựa vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị để xác định những thông tin cần thiết, từ đó thiết kế các báo cáo quản trị phản ánh đầy đủ các thông tin đã được xác định, tiếp đến là phân công, hướng dẫn lập báo cáo và luân chuyển báo cáo theo yêu cầu quản lý.
Đối với các báo cáo kế toán tài chính, là những báo cáo cung cấp so liệu, tài liệu cho cả các đối tượng bên ngoài đơn vị. Báo cáo kế toán tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và quy định trong chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tài chính là dựa vào những quy định về trình bày báo cáo tài chính trong chuẩn mực kế toán, quy định về kết cấu biểu mẫu báo cáo và phương pháp lập trong chế độ kế toán hiện hành, phân công, hướng dẫn người lập báo cáo.
Kế toán với chức năng thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, phục vụ công tác quản lý kinh tế trong DN, có thể nói rằng, tồ chức hệ thống báo cáo kế toán là khâu cuối cùng, quan trọng của việc thực hiện chức năng đó của kế toán. Để việc lập báo cáo kế toán đạt chất lượng cao, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý kinh tế trong đơn vị, đòi hỏi phải tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:
– Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý.
Báo cáo kế toán cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho công tác quản lý kinh tế đơn vị. Do đó, theo nguyên tắc này, đòi hỏi hệ thống báo cáo kế toán phải gắn với nhu cầu thông tin cho công tác quản lý, phải lấy quản lý làm đối tượng phục vụ.
– Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán phải phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Đây là nguyên tắc chung của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị. Đối với việc lập báo cáo kế toán, theo nguyên tắc này, đòi hỏi các đơn vị phải dựa trên những quy định của chuấn mực và chế độ kế toán để thực hiện việc tổ chức lập báo cáo kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa các đơn vị & trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế.
– Tổ chức lập báo cáo kế toán phải tiết kiệm và hiệu quả. Theo nguyên tắc này, việc tổ chức lập báo cáo kế toán phải đảm bảo gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo thu thập, cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, số liệu, tài liệu cần thiết phục vụ cho quản lý kinh tế của đơn vị.
3.5 Tổ chức kiểm tra kế toán tài chính
Kiểm tra kế toán là sự xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán của đơn vị. Đây là một nội dung cần thiết và quan trọng của tổ chức công tác kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán của đơn vị được tổ chức một cách khoa học và hợp lý. Kiểm tra công tác kế toán thường do kế toán trưởng và một bộ phận nhân viên kế toán của đơn vị tiến hành.
Công việc kiểm tra được thực hiện ở tất cả các phần hành kế toán, kiểm tra một cách toàn diện việc thực hiện các nội dung công tác kế toán trong đơn vị như: kiểm tra việc lập, xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán, kiểm tra tính chất hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, số liệu ghi chép trên chứng từ, kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản và sổ kế toán, kiểm tra tính trung thực, hợp lý của số liệu, tài liệu ghi chép trong sổ kế toán, trong các báo cáo kế toán, kiểm tra việc chấp hành các quy định trong Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Kiểm tra việc tố chức, phân công lao động kế toán.
Theo : lamketoan.vn
0
